9 registre si documente importante pe care trebuie sa le tina firmele

Certificatul de inmatriculare de la ONRC

Acesta este un document eliberat firmelor cu ocazia inmatricularii si care contine informatiile de baza despre firma: denumirea societatii, codul de inregistrare fiscala, numarul de la registrul comertului, adresa sediului social, codul CAEN al activitatii principale. Este un document cerut de aproape orice  institutie, pentru diverse formalitati, de aceea este importanta pastrarea originalului documentului in bune conditii. In cazul pierderii, se poate elibera un duplicat la ONRC, sub conditia depunerii dovezii publicarii intr-un ziar de larga circulatie a anuntului pierderii/furtului/distrugerii.

Registrul unic de control

Acesta este un registru care se achizitioneaza de la ANAF, in termen de 30 de zile de la inregistrare. Este obligatoriu pentru orice firma si este utilizat de organele de control pentru a evidentia toate controalele la care a fost supusa firma: financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea in constructii, protectia consumatorului, protectia muncii, inspectia muncii, protectia impotriva incendiilor, precum si in alte domenii. Se pastreaza la sediul social si la fiecare sediu secundar pentru care s-au eliberat avize/autorizatii si/sau acorduri de functionare.

Registrul unic de control se elibereaza, contra cost (in jur de 30 de lei), de directiile generale ale finantelor publice din raza teritoriala unde isi are sediul social persoana respectiva. Daca nu achizitionezi registrul unic de control in termenul stabilit, risti o amenda de la 500 lei la 1.000 lei. De asemenea, neprezentarea registrului unic de control la solicitarea organelor de control specializate se poate sanctiona cu amenda de la 1.000 lei la 2.000 lei.

Registrul de intrare – iesire

Acesta nu este un registru obligatoriu pentru firme, dar este util pentru a putea tine evidenta documentelor intrate-iesite din firma, de exemplu decizii interne, adeverinte eliberate pentru salariati, documente din dosarul de inventariere, notificari primite, etc.

Registrul de casa

Este un registru obligatoriu pentru firmele care lucreaza cu numerar in casierie. Aproape orice firma lucreaza cu numerar adica cu anumite  sume de bani pe care le lasa in casierie pentru a putea fi utilizate pentru plati cash fie catre angajati (pentru deconturi, salarii), catre furnizori, curieri, cheltuieli curente etc. Se poate tine in format electronic. Daca firmele lucreaza exclusiv cu conturi bancare , acest registru nu este necesar.

Registrul de evidenta fiscala

Acesta este un registru obligatoriu pentru firmele platitoare de impozit pe profit. In Codul fiscal este indicat ca, in scopul determinarii rezultatului fiscal, contribuabilii sunt obligati sa evidentieze in registrul de evidenta fiscala veniturile impozabile inregistrate intr-un an fiscal, precum si cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, in acelasi an fiscal, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare. Se poate tine in format electronic. Microintreprinderile nu sunt obligate sa pastreze acest registru, desi este util.

Registrul de evidenta a salariatilor (REVISAL)

Acesta este un registru care se utilizeaza doar de catre firmele care au salariati si se tine doar in format electronic. Se descarca de pe site-ul ITM, se instaleaza pe un calculator si se completeaza online. Dupa fiecare completare se incarca fisierul generat pe un site pus la dispozitie de ITM. La primul contract de munca pe firma, primul fisier se depune la ITM, pe baza sa obtinandu-se un nume de utilizator si o parola. Cu acestea, in continuare se va comunica doar electronic cu ITM. Completarea incorecta a REVISAL-ului poate genera amenzi consisente. Poti citi mai multe pe acest subiect articolul despre administrarea contractelor angajatilor.

Registre contabile obligatorii: jurnal, inventar si cartea marea

Acestea sunt trei registre prevazute de legislatia contabila si marea majoritate a aplicatiilor de contabilitate permit generarea acestora. Se pot tine numai in format electronic.

Registrul asociatilor/actionarilor

Registrul asociatilor se tine de catre societati cu raspundere limitata. Legea societatilor comerciale prevede la art. 198 ca societatea trebuie sa tina, prin grija administratorilor, un registru al asociatilor, in care se vor inscrie, dupa caz, numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecarui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul partilor sociale sau orice alta modificare privitoare la acestea. Registrul poate fi cercetat de asociati si creditori.

Registrul actionarilor se pastreaza de catre societatile pe actiuni. Societatea poate contracta cu o societate de registru independent privat tinerea registrului actionarilor in sistem computerizat si efectuarea inregistrarilor si a altor operatiuni legate de acest registru.

Concret, Legea societatilor 31/1990 prevede ca SA-urile  trebuie sa detina:

• un registru al actionarilor care sa arate, dupa caz, numele si prenumele, codul numeric personal, denumirea, domiciliul sau sediul actionarilor, precum si varsamintele facute in contul actiunilor. Evidenta actiunilor tranzactionate pe o/un piata reglementata/sistem alternativ de tranzactionare se realizeaza cu respectarea legislatiei specifice pietei de capital
• un registru al sedintelor si deliberarilor adunarilor generale
• un registru al sedintei si deliberarilor consiliului de administratie, respectiv ale directoratului si consiliului de supraveghere
• un registru al deliberarilor si constatarilor facute de cenzori si, dupa caz, de auditori interni, in exercitarea mandatului lor
• un registru al obligatiunilor, care sa arate totalul obligatiunilor emise si al celor rambursate, precum si numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul titularilor, cnd ele sunt nominative

Dosarele de personal ale angajatilor

Orice entitate (persoana fizica sau persoana juridica) ce are calitatea de angajator este obligat de legislatia in vigoare sa intocmeasca pentru fiecare angajat in parte un dosar de personal care sa cuprinda cateva documente cu privire la calitatea acestuia de angajat in societate. Dosarul de personal trebuie pastrat in bune conditii la sediul social al angajatorului sau, dupa caz, la sediul secundar al angajatorului daca este delegata competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca iar in cazul unor inspectii din partea inspectorilor de munca, angajatorul trebuie sa prezinte aceste dosare, la solicitarea acestora.