De la simpla descarcare, la inregistrarea automata in SmartBill. Fara efort, fara greseli.
Stii senzatia aceea de fiecare inceput de zi cand deschizi contul SmartBill si gasesti o lista noua de e-Facturi sosite din SPV, asteptand sa le verifici una cate una? Deschizi fiecare document, verifici sumele, decizi daca e cheltuiala sau marfa, completezi campurile si abia apoi il salvezi. Inmultesti apoi cu numarul de furnizori pe care ii ai si obtii cateva ore bune pierdute in fiecare luna doar cu inregistrari repetitive.
De acum, SmartBill face acest pas in locul tau. Am construit un flux complet nou de prelucrare a e-Facturilor din SPV, in care aplicatia recunoaste, claseaza si inregistreaza automat documentele de achizitie, iar tu te ocupi doar de exceptiile care au cu adevarat nevoie de atentia ta.
Pentru o experienta simplificata, ti-am pregatit un scurt video explicativ.
Ce se schimba, de fapt?
Pana acum, aplicatia doar prelua facturile din SPV si le pastra intr-o lista de asteptare. Tot restul – verificare, clasificare, inregistrare – era munca antreprenorului. Cu noul flux, SmartBill evalueaza fiecare e-Factura primita de la furnizori si, daca documentul indeplineste criteriile de prelucrare, inregistreaza automat cheltuiala, local in aplicatie, fara nicio interventie din partea ta (daca ai activata sincronizarea de tranzactii cu SmartBill Conta, documentul inregistrat automat va fi preluat si acolo, insa trimiterea spre contabilitate nu se intampla automat). Pentru facturile de marfa, care au nevoie de receptie, aplicatia nu inregistreaza automat – documentul este marcat cu un avertisment care te anunta ca este probabil nevoie de o receptie. Inregistrarea se face in detaliu, cu toate liniile si produsele de pe factura, nu doar cu suma totala.
Practic, munca repetitiva dispare, iar tu ramai doar cu deciziile care conteaza.
Marfa sau cheltuiala? SmartBill isi da seama singur
Unul dintre aspectele care necesita cea mai multa atentie la inregistrarea facturilor de achizitie este diferenta dintre o factura de marfa (care are nevoie de NIR) si una de servicii (care se inregistreaza direct ca cheltuiala). In conturile SmartBill Gestiune, un algoritm inteligent analizeaza istoricul de NIR-uri salvate de la acelasi furnizor si tipurile de articole facturate in trecut, apoi decide automat carei categorii apartine noua factura.
Cand exista indicii ca factura contine produse de stoc, dar sistemul nu este sigur 100%, documentul este marcat cu avertismentul „Necesita stoc” si trimiterea lui spre contabilitate este blocata pana confirmi tu daca trebuie facuta o receptie. Altfel spus, SmartBill prefera sa te intrebe pe tine decat sa greseasca in locul tau.
Adio facturi inregistrate de doua ori
Se stie povestea: introduci manual o cheltuiala pe baza facturii fizice primite de la furnizor, iar cateva zile mai tarziu, aceeasi factura ajunge si prin SPV. Fara o verificare atenta, riscul de a o inregistra a doua oara este real.
Noul flux previne exact acest scenariu. Daca SmartBill gaseste o singura inregistrare compatibila deja existenta in cont, asociaza automat e-Factura cu acel document si il marcheaza direct ca „Inregistrat”. Daca exista mai multe potriviri posibile sau niciuna clara, sistemul nu isi asuma riscul unei asocieri gresite: lasa documentul pentru verificare manuala si iti afiseaza o sugestie explicita, ca sa decizi tu in cunostinta de cauza.
Statusuri noi, care iti spun exact ce ai de facut
Vechile statusuri „Nesalvata” si „Salvata” lasau loc de confuzie – nu spuneau nimic despre ce trebuie sa faci in continuare. Le-am inlocuit cu un flux ghidat, format din trei statusuri clare:
- De verificat – documentul a sosit din SPV si are nevoie de atentia sau confirmarea ta.
- Inregistrata – documentul e confirmat, are deja o cheltuiala sau un NIR asociat in cont si e gata de plata.
- Ignorata – status nou, folosit pentru facturile care nu trebuie inregistrate in evidenta firmei. Cand marchezi o factura ca Ignorata, cheltuielile si platile create automat se sterg din fundal, iar cele introduse manual sunt dezasociate in siguranta.
Mesaje care iti explica totul, pe fata documentului
Fiecare e-Factura vine acum cu explicatii scrise pe intelesul tuturor, direct in sectiunea de detalii. Mesaje precum „Document acceptat automat”, „Necesita stoc” sau „E-factura asociata automat cu document existent” iti spun exact in ce stadiu se afla documentul si ce actiune se asteapta din partea ta, fara sa mai fie nevoie sa ghicesti sau sa cauti raspunsul in alta parte.
Filtre rapide, ca niste liste de sarcini
Ca sa gasesti rapid exact ce te intereseaza, ai la dispozitie filtre care functioneaza ca niste to-do-list-uri inteligente:
- Toate – lista completa a documentelor de la furnizori.
- De verificat – facturile care asteapta confirmarea sau inregistrarea ta.
- Nou din SPV – doar facturile sosite de la ultima ta vizita in raport.
- De adaugat NIR – facturile de marfa care asteapta intocmirea NIR-ului.
- De platit – facturile acceptate, scadente sau neachitate.
- Platite – evidenta documentelor finalizate si achitate integral.
Tu decizi cat de mult automatizezi
Chiar daca noul flux e conceput sa lucreze cel mai mult posibil in locul tau, controlul ramane la tine. Poti stabili singur ce procese se aplica automat dupa preluarea e-Facturilor din SPV: activezi sau nu asocierea automata cu documentele existente in cont si activezi sau nu inregistrarea automata, cu posibilitatea de a seta criterii proprii pentru anumite documente.
Cum era inainte vs. cum e acum
| Functionalitate | Inainte (manual) | Acum (automat) |
|---|---|---|
| Prelucrarea documentelor | Trebuia sa deschizi fiecare factura din SPV si sa completezi manual campurile. | Facturile sub pragul configurat se inregistreaza singure, ca cheltuieli detaliate, fara niciun efort. |
| Prevenirea dublurilor | Risc ridicat sa inregistrezi aceeasi factura de doua ori – manual si din SPV. | Gaseste inregistrarile facute manual si le asociaza instantaneu. |
| Evidenta stocurilor | Gasesti rapid facturile de marfa, gata marcate, selectate si filtrate. | Detectie inteligenta pe baza de istoric; sistemul blocheaza inregistrarea pana la crearea NIR-ului. |
| Claritatea interfetei | Status-uri rigide („Nesalvata”/”Salvata”), fara ghidare. | Status-uri clare, mesaje explicative si filtre rapide pe post de to-do-list. |
Ce inseamna aceasta functionalitate pentru tine?
In cifre concrete, inseamna mai putin timp pierdut cu inregistrari repetitive, mai putine sanse de eroare umana si mai multa claritate atunci cand deschizi lista de facturi de la furnizori. SmartBill face partea plictisitoare, tu te ocupi doar de deciziile care merita atentia ta.
Functionalitatea este deja disponibila in contul tau SmartBill – intra in sectiunea de facturi de la furnizori si vezi noul flux in actiune.
Nu ai inca un cont SmartBill? Testeaza gratuit si descopera cat de simplu poate fi sa iti automatizezi acest flux, de la emiterea facturilor pana la inregistrarea celor primite din SPV.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
Ai firma noua? Daca firma ta este nou infiintata, primesti SmartBill gratuit timp de 12 luni. Afla mai multe pe smartbill.ro/startup.
