Inca de la infiintare, sediul social este unul dintre elementele esentiale pentru orice societate, deoarece aceasta nu se poate infiinta si mai ales functiona pana cand antreprenorul nu gaseste un loc care sa aiba aceasta destinatie.
In calitate de antreprenor si nu numai, ar trebui sa cunosti cateva aspecte cu privire la sediul social:
1. Gasirea unui spatiu cu destinatie de sediu social ? infiintare
Asa cum mentionam si mai sus, un pas important pe care antreprenorul trebuie sa il efectueze in procesul de infiintare a unei societati este acela de a gasi un spatiu care sa aiba destinatie de sediu social.
In acest sens, acesta poate opta pentru:
? locuinta (apartament sau casa), proprietate personala (contract de vanzare-cumparare) sau proprietatea altei persoane (prin contract de inchiriere sau prin contract de comodat);
? un spatiu de birouri (spatiu comercial, co-working space, hub etc.) pe care sa il inchiriezi;
? gazduirea sediului social al firmei la biroul unui avocat.
Indiferent care este forma pentru care optezi, la baza, trebuie sa existe un document justificativ (contract de vanzare-cumparare; contract de inchiriere; contract de comodat; etc.) pe care trebuie sa il prezinti la ONRC impreuna cu celelalte documente necesare infiintarii.
Atentie! Iti recomandam sa iti alegi o locatie ca sediu social unde sa poti avea acces la corespondenta, deoarece notificarile din partea autoritatilor fiscale iti vor veni la acea adresa.
2. Mai multe firme la acelasi sediu social
La aceeasi locatie isi pot stabili sediul social mai multe firme, insa in limita spatiului permis de locatia respectiva, mai exact nu pot avea sediu social la aceeasi locatie mai multe societati decat numarul de camere de care acel imobil dispune.
Daca alegi sa ai sediul social al firmei intr-un loc in care mai au sediu social si alte persoane juridice, atunci proprietarul spatiului va trebui sa dea o declaratie pe propria raspundere la notar prin care declara ca in spatiul respectiv pot functiona mai multe societati si ca spatiul aferent este suficient pentru desfasurarea activitatilor.
3. Sediul social la bloc ? acordul vecinilor
In conditiile in care viitorul sediu social ales va fi intr-un apartament dintr-un bloc, atunci vei avea nevoie de acordul vecinilor. Documentul care trebuie completat este disponibil pe site-ul ONRC si trebuie completat si semnat de vecinii din bloc care ar putea fi direct afectati (de pe verticala vecinii de sus-jos fata de apartamentul cu destinatie de sediu social; de pe orizontala vecinii din stanga-dreapta fata de apartamentul cu destinatie de sediu social) de activitatea desfasurata la sediul social.
Modelul de document pus la dispozitie de ONRC poate fi accesat de la urmatorul link
4. Prelungirea valabilitatii sediului social
Un sediu social expirat va atrage dupa sine inactivitatea contribuabilului (potrivit art. 92 din Legea nr. 207/2015 cu modificarile si completarile ulterioare), daca antreprenorul nu ia masuri cu privire la prelungirea duratei de valabilitate.
Nu se vor inscrie in evidenta contribuabililor declarati inactivi acei contribuabili care, ca urmare a notificarilor transmise de organul fiscal central, fac dovada ca nu se mai afla in situatia pentru care au fost inclusi in lista, pana la expirarea termenului de 30 de zile prevazut in respectiva notificare.
Pentru prelungirea valabilitatii duratei sediului social trebuie sa prezinti la ONRC urmatoarele documente:
? actul aditional sau un nou act de prelungire a duratei sediului social;
? o cerere de inregistrare a mentiunilor si de depunere acte.
5. Achizitionarea registrului unic de control pentru sediul social
Registrul unic de control este un document care are ca scop evidentierea tuturor controalelor desfasurate la contribuabil de catre toate organele de control specializate, in domeniile: financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea in constructii, protectia consumatorului, protectia muncii, inspectia muncii, protectia impotriva incendiilor, precum si in alte domenii prevazute de lege.
Vei avea obligatia sa achizitionezi acest registru intr-un termen de 30 de zile de la infiintare si sa il pastrezi la sediul social, iar in cazul in care vei avea un control la firma, acesta trebuie sa-l prezinti organelor fiscale.
Daca pe langa sediul social firma detine si sedii secundare/puncte de lucru, atunci va trebui sa achizitionezi cate un registru unic de control pentru fiecare locatie pentru care s-au eliberat avize/autorizatii si/sau acorduri de functionare.
Registrul unic de control se elibereaza, contra cost, de directiile generale ale finantelor publice din raza teritoriala unde isi are sediul social contribuabilul, pe baza certificatului de inregistrare, in cazul comerciantilor, si pe baza certificatului de inregistrare fiscala, in cazul celorlalte categorii de contribuabili. Pretul unui Registru unic de control este de aproximativ 30 lei.
Daca nu achizitionezi registrul unic de control, in termenul prevazut mai sus risti o amenda de la 500 lei la 1000 lei, iar daca nu prezinti registrul unic de control la solicitarea organelor de control risti o amenda de la 1.000 lei la 2.000 lei.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
Ai firma noua? Primesti SmartBill gratuit timp de 12 luni, daca esti la inceput de drum. Afla mai multe pe smartbill.ro/startup.
