Spatiul in care functioneaza o firma, fie ca este sediul social sau un sediu secundar, poate fi, in cele mai uzuale variante:
- un sediu aflat in proprietatea firmei, fiind inregistrat astfel ca imobilizare pe balanta societatii
- un sediu inchiriat pentru care se plateste periodic o chirie, conform contractului de inchiriere
- un sediu in comodat, pus la dispozitie gratuit in baza unui contract de comodat (de exemplu, un administrator/asociat poate pune la dispozitia firmei cu titlul gratuit locuinta sa sau o parte din aceasta pentru a gazdui sediul social al firmei)
In ce priveste chiria, aceasta se plateste in baza contractului de inchiriere incheiat cu persoana fizica sau juridica proprietara a spatiului. Pentru platitorii de impozit pe profit, chiria este o cheltuiala deductibila la calculul impozitului pe profit.
Documentele justificative pentru inregistrarea in contabilitate a chiriei:
- in situatia in care proprietarul este persoana fizica documentul justificativ este contractul de inchiriere
- in situatia in care proprietarul este persoana juridica documentul justificativ este factura, care poate sau nu sa fie cu TVA, asa cum se va vedea mai jos
Conform Codului fiscal, inchirierea unui bun imobil este o operatiune scutita de taxa, in baza art. 292, alin. (2), lit.e) din Cod fiscal. Cu toate acestea, orice persoana impozabila poate opta pentru taxarea oricareia dintre operatiunile scutite de taxa prevazute la acest art. 292 alin. (2) lit. e) din Codul fiscal, in ceea ce priveste un bun imobil sau o parte a acestuia. Un bun imobil reprezinta o constructie -structura fixata in sau pe pamant si orice teren. Optiunea insa trebuie sa se notifice organelor fiscale competente si se va exercita de la data inscrisa in notificare.
Formularul notificarii prin care proprietarii comunica la ANAF taxarea chiriilor este unul standard, prevazut in Anexa 1 la normele metodologice de aplicare a prevederilor titlului VII din Codul fiscal. O copie a notificarii se transmite clientului.
Depunerea cu intarziere a notificarii nu anuleaza dreptul persoanei impozabile de a aplica regimul de taxare si nici dreptul de deducere a taxei exercitat de beneficiar. Dreptul de deducere la beneficiar ia nastere si poate fi exercitat la data la care intervine exigibilitatea taxei, si nu la data primirii copiei de pe notificarea transmisa de vanzator. In situatia in care optiunea se exercita numai pentru o parte din bunul imobil, aceasta parte din bunul imobil care se intentioneaza a fi utilizata pentru operatiuni taxabile se comunica in notificarea transmisa organului fiscal.
Garantiile aferente contractului de inchiriere
De cele mai multe ori, proprietarul unui spatiu solicita o garantie pentru contractul respectiv de inchiriere.
Garantia, prin care se asigura buna executie a unui contract, este o operatiune care nu intra in sfera de aplicare a TVA, nefiind livrare de bunuri sau prestare de serviciu, luand in considerare prevederile art. 268 din Codul Fiscal.
Ce concluzii desprindem din aceste prevederi legale?
- chiria poate fi facturata cu TVA sau fara TVA. Daca proprietarul opteaza pentru emiterea facturii cu TVA, va trebui sa notifice ANAF cu privire la acest lucru si sa transmita o copie a notificarii clientului.
- garantia poate fi inregistrata in baza contractului incheiat intre parti nefiind necesara emiterea unui facturi pentru aceasta. In situatia in care se factureaza la aceasta nu se va aplica TVA.
Dovada spatiului la firmele nou infiintate
La infiintarea firmei, ONRC prevede ca in documentatia care trebuie depusa cu aceasta ocazie se va afla si documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social inregistrat la organul fiscal din cadrul ANAF in a carui circumscriptie se situeaza imobilul cu destinatie de sediu social (procedura inregistrarii documentului se deruleaza prin intermediul oficiului registrului comertului). In cazul in care societatea prezinta un document inregistrat la ANAF, procedura nu se mai aplica.
Documentele care atesta drepturile de folosinta asupra spatiilor cu destinatie de sediu social/profesional si/sau de sedii secundare pot fi: extras de carte funciara, in termen de valabilitate la depunere, dar nu mai vechi de 30 de zile, contract de vnzare-cumparare, contract de donatie in forma autentica, certificat de mostenitor, act notarial de iesire din indiviziune sau de delimitare a proprietatii, hotarare judecatoreasca definitiva privind proprietatea sau folosinta/uzufructul, hotararea judecatoreasca definitiva de iesire din indiviziune, proces verbal de receptie a constructiei, act de adjudecare a imobilului vndut in cadrul executarii silite, contract de schimb, contract de inchiriere, contract de subinchiriere, contract de concesiune, contract de leasing imobiliar, contract de comodat, contract de uz, contract de uzufruct, certificat de rol fiscal/rol agricol in termen de valabilitate sau orice alt act juridic care confera dreptul de folosinta, la alegerea solicitantului. Extrasul de carte funciara si certificatul de rol fiscal/rol agricol se depun in original, celelalte documente urmnd a fi depuse in copie certificata de parte sau in copie legalizata.
Inchiriere vs subinchiriere
Desi la prima vedere cele doua notiuni par a reflecta acelasi lucru, intre acestea exista diferente de ordin juridic, astfel:
Art. 1.777 si 1.778 din Codul civil arata ca inchirierea este locatiunea bunurilor imobile, adica un contract prin care o parte, numita locator, se obliga sa asigure celeilalte parti, numite locatar folosinta unui bun pentru o anumita perioada, in schimbul unui pret, denumit chirie.
Art 1.833 Codul civil arata ca, chiriasul poate ceda contractul de inchiriere a locuintei sau subinchiria locuinta NUMAI cu acordul scris al locatorului, caz in care, in lipsa unei stipulatii contrare, cesionarul, respectiv sublocatarul raspunde solidar cu chiriasul pentru obligatiile asumate fata de locator prin contractul de inchiriere.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
Ai firma noua? Primesti SmartBill gratuit timp de 12 luni, daca esti la inceput de drum. Afla mai multe pe smartbill.ro/startup.
