Care sunt actele necesare deschiderii unei firme in 2026?

Pentru a deschide o firma (SRL) in 2026 ai nevoie de: rezervarea denumirii, actul constitutiv, dovada sediului social (contract de comodat sau inchiriere), declaratia pe proprie raspundere privind indeplinirea conditiilor de functionare, declaratia privind beneficiarul real, copii dupa actele de identitate ale asociatilor si administratorului, dovada capitalului social (minimum 500 lei) si cererea de inregistrare la ONRC. Dosarul se poate depune online, prin portalul ONRC, iar firma primeste automat si codul fiscal (CUI).

Mai jos gasesti lista detaliata, document cu document, plus pasii de depunere, costurile si greselile care duc cel mai des la respingerea dosarului.

Glosar rapid

ONRC = Oficiul National al Registrului Comertului, institutia unde inregistrezi firma.

ANAF = Agentia Nationala de Administrare Fiscala, autoritatea fiscala.

CUI = codul unic de identificare fiscala al firmei.

CAEN = codul care descrie oficial activitatea firmei.

Beneficiar real = persoana care detine sau controleaza in mod real firma.

Registrator = persoana din cadrul ONRC care verifica dosarul.

Parti sociale = procentele de detinere ale asociatilor intr-un SRL.

Ce este dosarul de infiintare a firmei?

Dosarul de infiintare este setul de documente pe care il depui la Oficiul National al Registrului Comertului (ONRC) — institutia care inregistreaza oficial firmele in Romania. Odata aprobat, ONRC transmite automat datele catre ANAF, astfel incat firma primeste direct si codul unic de identificare fiscala (CUI), fara sa mai fie nevoie de o depunere separata la fisc.

Forma juridica cea mai aleasa de antreprenorii la inceput de drum este SRL-ul (societate cu raspundere limitata), pentru ca separa patrimoniul personal de cel al firmei. De aceea, lista de mai jos este structurata pentru SRL, cu o sectiune separata pentru PFA.

Daca nu esti sigur ce forma juridica ti se potriveste, citeste mai intai ghidul Start in afaceri despre SRL vs. PFA: ce difera si ce alegi in functie de activitate.

Lista completa a actelor necesare pentru SRL

1. Rezervarea denumirii firmei – confirmarea de la ONRC ca numele ales este disponibil si rezervat pentru tine. Se recomanda 3-4 variante de nume, deoarece multe denumiri dorite sunt deja ocupate.
2. Actul constitutiv – documentul care stabileste cine sunt asociatii, cine administreaza firma, ce activitati desfasoara (coduri CAEN) si cat este capitalul social. Se semneaza de toti asociatii fondatori.
3. Dovada sediului social – contract de comodat (folosinta gratuita), contract de inchiriere sau subinchiriere pentru spatiul unde firma isi are adresa oficiala, insotit de dovada dreptului de folosinta asupra spatiului (extras de carte funciara sau contract de vanzare-cumparare, in copie).
4. Declaratia pe proprie raspundere – prin care declari ca firma indeplineste conditiile legale de functionare la sediul declarat.
5. Declaratia privind beneficiarul real – identifica persoana fizica ce detine peste 25% din partile sociale sau controleaza efectiv firma. Nu mai este necesara separat daca beneficiarii reali sunt deja mentionati clar in actul constitutiv.
6. Copii dupa actele de identitate ale tuturor asociatilor si ale administratorului.
7. Dovada capitalului social varsat – extras de cont sau chitanta de depunere, potrivit noilor reguli aplicabile din 2026 (detalii mai jos).
8. Cererea de inregistrare – formularul tipizat, disponibil pe portalul ONRC, prin care soliciti inscrierea firmei in registrul comertului.
9. Dovada platii taxei ONRC.

Toate formularele tipizate (cererea de inregistrare, declaratiile) pot fi descarcate direct de pe site-ul ONRC sau completate online, in portalul de inregistrare.

Acte specifice deschiderii unei firme

Sediul social – Ai nevoie de un drept de folosinta valabil asupra spatiului: contract de comodat daca spatiul apartine unei rude sau cunostinte, contract de inchiriere daca platesti chirie, sau dovada proprietatii daca sediul este intr-un imobil propriu. Acesta este, potrivit datelor din piata, unul dintre cele mai frecvente motive de respingere a dosarului atunci cand lipseste sau este incomplet.

Capitalul social – Din 2026, regulile s-au schimbat fata de anii anteriori, cand firma putea fi infiintata cu un capital simbolic de 1 leu:

• 500 lei – capitalul social minim obligatoriu pentru orice SRL nou-infiintat.
• 5.000 lei – prag obligatoriu doar daca firma depaseste ulterior o cifra de afaceri neta de 400.000 lei; majorarea capitalului devine obligatorie pana la finalul exercitiului financiar urmator celui in care este depasit pragul.
• La SRL capitalul se poate depune esalonat: cel putin 30% in primele 3 luni de la infiintare, dar inainte de a incepe operatiuni în numele societatii, restul in 12 luni (daca este aport in bani) sau in 2 ani (daca este aport in bunuri).
• Banii din capitalul social nu raman blocati — pot fi folositi pentru cheltuielile firmei imediat dupa infiintare.

Beneficiarul real – Este obligatoriu sa declari cine controleaza efectiv firma (de regula, asociatul sau asociatii cu peste 25% din parti sociale). Daca informatia se regaseste in actul constitutiv, nu mai trebuie depusa o declaratie separata.

Acte pentru PFA sau Intreprindere Individuala

Daca alegi o forma mai simpla decat SRL-ul, dosarul este mai scurt si nu presupune capital social sau act constitutiv:

• Cererea de inregistrare specifica PFA/II
• Cartea de identitate
• Dovada sediului profesional (similar cu sediul social la SRL)
• Declaratia pe proprie raspundere privind indeplinirea conditiilor de functionare
• Dovada pregatirii profesionale sau a calificarii, atunci cand activitatea aleasa o impune

PFA-ul este potrivit pentru activitati individuale, fara angajati multi, dar raspunderea nu este limitata – asociatul raspunde cu propriul patrimoniu, spre deosebire de SRL.

Cum se depune dosarul la ONRC?

1. Rezervi denumirea firmei prin portalul ONRC.
2. Pregatesti actele din lista de mai sus (act constitutiv, dovada sediu, declaratii).
3. Completezi dosarul online, in portalul ONRC, unde incarci toate documentele si semnezi electronic, sau depui fizic la ghiseu, in judetul unde va fi sediul social.
4. Primesti un numar de inregistrare, iar dosarul intra in verificarea unui registrator.
5. Registratorul aproba, cere clarificari sau respinge dosarul, in functie de completitudinea actelor.
6. Firma este inregistrata, primesti certificatul de inregistrare, iar codul fiscal (CUI) este generat automat, fara demersuri separate la ANAF.

Costuri si taxe in 2026

• Taxa de inregistrare la ONRC: poate varia în funcție de modul de depunere (100-200 lei)
• Capitalul social minim: 500 lei (obligatoriu pentru orice SRL nou).
• Costuri optionale: sediu social gazduit (daca nu ai spatiu propriu), servicii de redactare a actelor, consultanta contabila sau juridica — costuri variabile, in functie de furnizor.

Actele necesare pot fi pregatite si depuse de tine, fara costuri suplimentare in afara taxei ONRC, sau prin firme specializate care se ocupa de intregul proces.

Cele mai frecvente motive de respingere a dosarului

• Lipsa sau completarea necorespunzatoare a documentului de sediu social
• Erori de redactare in actul constitutiv (asociati, cote, activitati)
• Denumirea aleasa nu mai este disponibila la momentul depunerii
• Declaratii lipsa sau necorelate cu actul constitutiv
• Capitalul social declarat sub minimul legal de 500 lei

Inainte sa alegi un program de facturare si gestiune

Dupa ce firma este infiintata, una dintre primele decizii practice este cum emiti facturi si, daca vinzi produse, cum urmaresti stocurile. Inainte sa alegi un program, verifica pe scurt:

• Daca vinzi servicii sau produse – pentru servicii, facturarea poate fi suficienta; pentru produse, ai nevoie de functii de gestiune.
• Daca ai nevoie de stoc simplu – intrari, iesiri, inventar si rapoarte de baza sunt utile chiar si intr-o firma mica.
• Cate puncte de lucru sau depozite ai – daca lucrezi din mai multe locatii, ai nevoie de evidenta separata.
• Daca ai vanzare la casa de marcat sau POS – pentru retail, conteaza conectarea cu programul de vanzare.
• Cum lucrezi cu contabilul – verifica daca exista export sau integrare contabila, ca sa trimiti documentele mai usor si cu mai putine erori.
• Daca ai obligatii pentru e-Factura sau e-Transport – pentru multe firme noi, aceste cerinte conteaza din primele luni de activitate.

FAQ – Intrebari frecvente

Ce acte imi trebuie ca sa deschid o firma?

Rezervarea denumirii, actul constitutiv, dovada sediului social, declaratia pe proprie raspundere, declaratia privind beneficiarul real, copiile actelor de identitate ale asociatilor, dovada capitalului social si cererea de inregistrare depusa la ONRC.

Cat costa deschiderea unei firme in 2026?

Taxa ONRC care poate diferi in functie de modul de depunere, la care se adauga capitalul social minim de 500 lei pentru SRL. Restul costurilor (sediu, consultanta) sunt optionale.

Cat este capitalul social minim pentru un SRL in 2026?

500 lei, pentru orice SRL nou-infiintat. Pragul creste la 5.000 lei doar daca firma depaseste o cifra de afaceri neta de 400.000 lei.

Pot depune dosarul de infiintare firma online?

Da, intregul dosar poate fi depus online prin portalul ONRC, cu semnatura electronica, fara deplasare la ghiseu.

Cat dureaza infiintarea unei firme?

De regula cateva zile lucratoare, daca dosarul este complet si corect intocmit; un dosar cu erori sau documente lipsa poate intarzia procesul cu saptamani.

Ce diferenta este intre actele pentru SRL si cele pentru PFA?

SRL-ul necesita act constitutiv, capital social si declaratie de beneficiar real; PFA-ul are un dosar mai simplu, fara capital social, dar raspunderea nu este limitata la patrimoniul firmei.

Cum alegi intre SmartBill Facturare, Gestiune si Contabilitate

Daca tocmai ai infiintat firma, e util sa separi nevoile administrative de la inceput:

• SmartBill Facturare este potrivit daca emiti in principal facturi, lucrezi cu servicii sau ai nevoie de documente comerciale si de transmitere in e-Factura.
• SmartBill Gestiune devine util cand vinzi produse si ai nevoie de stoc simplu, receptii, descarcare de gestiune si evidenta pe unul sau mai multe puncte de lucru.
• SmartBill Contabilitate este relevant daca vrei sa simplifici fluxul dintre documentele comerciale si evidenta contabila tinuta de contabilul tau (aplicatie pentru contabili).

Cand vezi formularea integrare sau export pentru contabilitate, in practica inseamna ca documentele emise in program pot ajunge mai usor la contabil, in format prelucrabil, fara reintroducere manuala completa. Pentru o explicatie detaliata si exemple de scenarii, vezi ghidul dedicat: Cum alegi un program de facturare online pentru o firma mica.

Pentru firmele noi care vor sa inteleaga mai bine aceste diferente, SmartBill are si resurse dedicate pentru program facturare, gestiune, contabilitate, precum si pentru e-Factura si e-Transport.

Start-up-urile primesc SmartBill gratuit 12 luni?

Da, firmele aflate in primul an de la infiintare pot verifica eligibilitatea pentru oferta SmartBill dedicata start-up-urilor. Detaliile actualizate sunt disponibile aici: smartbill.ro/startup.