Autentificare Cloud

Contact

Bill
Ai o afacere? Cu SmartBill facturezi simplu, rapid si ai integrare gratuita e-Factura!       Afla mai multe
Intrebari din Domeniu

Tot ce trebuie sa stii despre contabilitatea unui magazin online

Contabilitate magazin online

Acest articol este primul din seria #contaghid, serie care isi propune o analiza a aspectelor contabile in functie de industria in care evolueaza o afacere.

Vrei sa iti deschizi o afacere in comert online? Desi contabilitatea si gestiunea se ghideaza dupa reglementari generale, asa cum sunt legea contabilitatii, Legea 82/1990 sau O 1802/2014, privind reglementarile financiar-contabile, exista aspecte particulare fiecarui domeniu de activitate. In acest articol vom aborda specificul contabilitatii pentru zona de ecommerce sau magazine online.

Legislatia specifica aplicabila

In domeniul ecommerce sau comertului online exista cateva prevederi legislative specifice. Acestea sunt:

  • Legea nr. 365 din 7 iunie 2002 republicata privind comertul electronic

Aceasta lege are ca scop stabilirea conditiilor de furnizare a serviciilor societatii informationale, precum si prevederea ca infractiuni a unor fapte savarsite in legatura cu securitatea domeniilor utilizate in comertul electronic, emiterea si utilizarea instrumentelor de plata electronica si cu utilizarea datelor de identificare in vederea efectuarii de operatiuni financiare, pentru asigurarea unui cadru favorabil liberei circulatii si dezvoltarii in conditii de securitate a acestor servicii. Legea face referire si la comunicarile comerciale, mai precis la conditiile in care se pot trimite acestea potentialilor clienti. De exemplu, efectuarea de comunicari comerciale prin posta electronica este interzisa, cu exceptia cazului in care destinatarul si-a exprimat in prealabil consimtamantul expres pentru a primi asemenea comunicari.

  • Ordinul 72/2010 privind unele masuri de informare a consumatorilor care este emis de ANPC si care vizeaza reglementarea unor masuri de informare a consumatorilor exemplu: inserarea siglei ANPC pe site.
  • OUG 34/2014 privind drepturile consumatorilor in cadrul contractelor incheiate cu profesionistii, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative. Aceasta ordonanta reglementeaza drepturile consumatorilor in cadrul contractelor incheiate cu profesionistii, pentru asigurarea unui nivel inalt de protectie a consumatorilor si o buna functionare a pietei. Aceasta ordonanta reglementeaza printre altele si retururile care se fac de catre persoanele fizice, termenul de primire, restituirea sumei in contul clientului etc.

Documente financiar-contabile utilizate

In cazul magazinelor online se utilizeaza preponderent urmatoarele documente:

Documentul de inregistrare a vanzarilor este obligatoriu:

  • pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii efectuate
  • pentru fiecare vanzare la distanta pe care a efectuat-o
  • pentru livrarile intracomunitare de bunuri
  • pentru orice avans incasat in legatura cu una dintre operatiunile mentionate la lit. a) si b)
  • Nota de receptie
  • Bon de transfer intre gestiuni
  • Aviz de insotire a marfii
  • Declaratia vamala de import

Important! Nu ai obligatia de a detine casa de marcat si de a elibera bon daca incasarea se face prin banca sau comertul se face prin livrare la domiciliul clientului, prin comis-voiajori.

Particularitati fiscale pentru comertul online

Atunci cand deschizi un magazin online trebuie sa stabilesti modelul de lucru pe care sa il discuti cu un contabil.

Ar trebui sa detaliezi in cazul discutiei:

  1. de unde sunt furnizorii tai: din tara, din UE sau din afara UE?
  2. cine sunt clientii tai: persoane fizice sau persoane juridice? Sunt din tara, din UE sau din afara UE?
  3. cum functioneaza magazinul tau? Ai un depozit de unde faci livrarea sau lucrezi in sistem dropshipping?
  4. cum se face livrarea marfurilor? Ai mijloace proprii de livrare sau apelezi la servicii de curierat?

In functie de modelul ales, regimul fiscal al tranzactiilor va fi diferit.

De exemplu:

  • daca esti neplatitor de TVA dar doresti sa achizitionezi bunuri din UE, atunci va trebui sa obtii codul special de TVA
  • pentru importul de bunuri (achizitii din tari non-UE) vei datora TVA
  • daca lucrezi in sistem dropshipping, trebuie sa evaluezi necesitatea de a te inregistra si in alte state.
  • daca efectuezi vanzari la distanta, va trebui sa tii evidenta vanzarilor pe fiecare tara in parte si sa urmaresti incadrarea in plafonul pentru vanzari la distanta. 

Modul de realizare a incasarilor si platilor in comertul online

De regula, magazinele online au urmatoarele modalitati de incasare:

  • direct in contul bancar: clientul plateste pe site cu cardul sau prin virament din contul sau in contul magazinului;
  • prin intermediul curierilor care incaseaza contravaloarea produsului in numele magazinului si deconteaza suma ulterior.

Curierii pot sa ramburseze suma catre expeditor fie in numerar (caz in care documentul justificativ care trebuie intocmit de expeditor este chitanta), fie prin banca (caz in care suma se va reflecta pe extrasul de cont de la banca).

Profitabilitatea in comertul online

Analiza profitabilitatii magazinului online este importanta, fiindca reflecta capacitatea entitatii care il detine de a inregistra profit si astfel de a-si realiza scopul pentru care a fost infiintata. Un indicator util este marja neta a profitului, care ne arata in procente cat de profitabila este activitatea totala a unei companii.  De regula, indicatorul se analizeaza in tendinta, de la o perioada la alta, insa se poate compara si cu rezultatele obtinute de companii similare din domeniu. Cu cat procentul este mai mare, cu atat  firma este mai stabila din punct de vedere a profitabilitatii si ne sugereaza o situatie buna a acesteia.

Marja neta a profitului = (Profitul net al exercitiului/ Cifra de afaceri neta ) * 100

O marja cuprinsa intre 1% si 15% indica o situatie stabila.

Tot la capitolul profitabilitate, este importanta analiza periodica a costurilor, fiindca acestea se reflecta in profitul net.

Unele din cele mai importante elemente de cost sunt:

  • cheltuielile cu salariile angajatilor;
  • cheltuielile cu chiria depozitului, utilitati, servicii de paza;
  • cheltuielile cu curierii;
  • cheltuieli cu ambalarea produselor;
  • cheltuieli cu serviciile de contabilitate;
  • cheltuieli de reclama si publicitate.

Cheltuielile trebuie analizate ca tendinta, de la o perioada la alta si de asemenea in structura pentru a stabili acele cheltuieli care nu sunt necesare sau care nu genereaza valoarea adaugata. Din analiza cheltuielilor poti decide daca nu este mai avantajos un sistem de tip dropshipping care presupune costuri mai reduse dar totodata si un profit mai redus.

Indicatori de performanta in comertul online

La fel ca orice afacere, magazinele online isi pot seta un sistem de indicatori de performanta financiari si nefinanciari.

Dintre cei financiari care se potrivesc domeniului mentionam:

  1. Indicatorul lichiditatii curente, calculat ca Active curente/ Datorii curente. Acest indicator stabileste proportia acoperirii datoriilor curente din activele curente. Valoarea recomandata acceptabila este in jurul valorii de 2.
  2. Indicatorul lichiditatii imediate determinat ca (Active curente Stocuri) / Datorii curente.
  3.  Viteza de rotatie a stocurilor (rulajul stocurilor) aproximeaza de cate ori stocul a fost rulat de-a lungul exercitiului financiar.

Acest indicator se poate determina fie ca numar de rotatii – Costul vanzarilor/ Stoc mediu, fie ca numar de zile de stocare – Stoc mediu/ Costul vanzarilor x 365.

Numarul de zile de stocare indica numarul de zile in care bunurile sunt stocate in unitate.

  • Viteza de rotatie a creditelor – furnizor aproximeaza numarul de zile de creditare pe care entitatea il obtine de la furnizorii sai.

Se calculeaza ca Sold mediu furnizori/ Achizitii de bunuri (fara servicii) x 365, unde pentru aproximarea achizitiilor se poate utiliza costul vanzarilor sau cifra de afaceri.

  •  Rentabilitatea capitalului angajat reprezinta profitul pe care il obtine entitatea din banii investiti in afacere: se determina ca profit inaintea platii dobanzii si impozitului pe profit/ Capital angajat – unde capitalul angajat se refera la banii investiti in entitate, atat de catre asociati, cat si de creditorii pe termen lung si include capitalul propriu si datoriile pe termen lung sau active totale minus datorii curente.

Indicatori nefinanciari ar putea fi:

  • rata de conversie a clientilor , adica numarul de interactiuni soldate cu  incheierea unei vanzari
  • rata de retentie a clientilor, adica numarul de clienti care raman in portofoliu pe o anumita perioada de timp. Acest indicator poate fi afectat de clientii care se decid sa renunte la produs (se recomanda analiza atenta a cauzelor)
  • gradul de automatizare a tranzactiilor acesta depinde de aplicatiile pe care le utilizezi, de integrarile cu alte aplicatii si de deschiderea pe care o ai fata de a schimba in bine modul in care lucrezi
  • rata de retur cat la suta din comenzi se incheie cu un retur din partea clientilor

Activitatea unui magazin online poate fi complexa si implica multe cunostinte atat de gestiune, contabilitate, marketing si vanzari, de utilizare a unor aplicatii specifice (cum ar fi folosirea unui program de facturare) si o buna capacitate de analiza a fluxurilor si generare de optimizari.

Despre autor

Delia Mircea, FCCA, este coordonatorul editorial al Contzilla.ro, site-ul contabililor descurcareti, inca de la infiintare (2008). Experienta profesionala a editorului include doua banci, o importanta firma de soft contabil si ERP si o multinationala. In calitate de editor al Contzilla.ro a publicat peste 4.000 de articole de fiscalitate si contabilitate, articole citite de peste 5.000.000 de ori, de catre 1.500.000 de vizitatori unici.

7 Comments

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.