Gestionarea numerarului in afaceri este o provocare, mai ales intr-un context legislativ strict. Legea nr. 70/2015 stabileste reguli privind limitele incasarilor si platilor in numerar si incurajeaza folosirea sistemelor moderne de plata. Incalcarea acestor reguli poate atrage sanctiuni financiare semnificative, astfel ca orice antreprenor trebuie sa le cunoasca si sa le implementeze in activitatea zilnica.
Mai jos este un checklist detaliat care poate fi folosit de firme, PFA-uri, intreprinderi individuale sau alte entitati care opereaza cu numerar – denumite in continuare persoane.
Regula generala
Toate operatiunile de incasari si plati efectuate intre persoane juridice, PFA-uri, intreprinderi individuale, intreprinderi familiale si alte entitati similare trebuie efectuate prin instrumente de plata fara numerar.
Exista insa si cateva exceptii:
– Platile salariale, pensiile, indemnizatiile si alocatiile sociale – pot fi primite in numerar sau virament.
Checklist:
– Verificarea daca operatiunile societatii pot fi efectuate fara numerar
– Identificarea exceptiilor aplicabile societatii
Plafoane pentru incasari si plati in numerar
Legea stabileste urmatoarele pentru tranzactiile in numerar:
| Tip tranzactie | Plafon zilnic |
|---|---|
| Incasari de la o persoana | 5.000 lei |
| Incasari efectuate de magazine cash & carry | 10.000 lei |
| Plati catre persoane | 5.000 lei/persoana, max. 10.000 lei/zi |
| Plati catre magazine cash & carry | 10.000 lei/zi |
| Avansuri decontabile | 5.000 lei/persoana/zi |
Checklist:
– Monitorizarea zilnica a tuturor incasarilor si platilor in numerar
– Verificarea ca facturile mai mari decat plafonul sunt achitate in numerar doar in limita plafonului si diferenta prin banca.
Evitarea fragmentarii intentionate a tranzactiilor
Legea interzice incasarile si platile fragmentate pentru a evita plafonul legal. Aceasta include:
– Fractionarea facturilor pentru o livrare de bunuri sau prestare de servicii mai mare decat plafonul.
– Impartirea in mai multe plati pentru aceeasi factura.
Checklist:
– Evitarea incasarilor/platilor partiale pentru a ocoli limitele
Gestionarea casieriilor
Plafonul pentru numerar in casierie:
– Firme obisnuite: 50.000 lei la sfarsitul zilei
– Magazine cash & carry, supermagazine, hipermagazine: 500.000 lei
Exceptie: depasirea plafonului este permisa doar pentru plata salariilor si altor drepturi de personal pentru maximum 3 zile lucratoare.
Checklist:
– Contabilizarea zilnica a soldul numerarului in casierie
– Depunerea imediata a sumelor care depasesc plafonul in contul bancar
– Planificarea platii salariilor astfel incat sa se respecte exceptia legala
Operatiuni cu persoane fizice
Pentru tranzactiile cu persoane fizice:
– Livrarile ori achizitiile de bunuri sau prestarile de servicii, dividende, cesiuni de creante sau alte drepturi, se efectueaza cu incadrarea in plafonul zilnic de 10.000 lei catre/de la o persoana.
– Primirile sau restituirile de imprumuturi sau alte finantari, indiferent de natura si destinatia acestora, se efectueaza numai prin instrumente de plata fara numerar.
– Tranzactiile mai mari trebuie efectuate prin plata fara numerar
– Exceptie: plata in rate, conform contractelor legale
Checklist:
– Verificarea plafonului zilnic pentru toate tranzactiile cu persoane fizice.
– Documentarea oricarei plati in rate prin contract.
– Verificarea ca sumele mai mari de 10.000 lei sunt achitate prin transfer bancar.
Restituiri si facturi stornate
Legea reglementeaza si modul de returnare a sumelor:
– Facturi stornate cu valori mai mari de plafon: restituirea se face partial in numerar (5.000/10.000 lei), restul prin plata fara numerar
– In cazul persoanelor fizice fara cont bancar, suma poate fi returnata integral in numerar
Checklist:
– Stabilirea de proceduri interne pentru returnarea sumelor
– Obtinerea si pastrarea declaratiilor persoanelor fizice care nu detin cont bancar
– Inregistrarea tututor restituirilor in contabilitate
Sanctiuni si consecinte
Nerespectarea Legii nr. 70/2015 poate atrage:
– Amenda de 25% din suma incasata/platita peste plafon (minim 500 lei)
– Amenzi intre 15.000 – 20.000 lei pentru acordarea de avantaje pentru plata in numerar
Checklist:
– Implementarea unui control intern riguros al numerarului si tranzactiilor.
– Instruirea personalul casieriei in privinta plafonului si exceptiilor.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
Ai firma noua? Primesti SmartBill gratuit timp de 12 luni, daca esti la inceput de drum. Afla mai multe pe smartbill.ro/startup.
