Documente vitale. Tot ce trebuie sa stii despre avizul de insotire a marfii.

Avizul de insotire a marfii este unul dintre documentele utilizate frecvent in activitatea firmelor care comercializeaza, transporta sau gestioneaza bunuri. Desi este adesea asociat cu transportul marfurilor, rolul sau este mai larg: in functie de situatie, avizul poate sta la baza emiterii unei facturi, poate documenta un transfer intre gestiuni sau poate insoti bunuri trimise pentru prelucrare, custodie ori cu titlu gratuit.

Daca va intrebati ce inseamna avizul de insotire a marfii, cand trebuie intocmit si ce informatii trebuie sa contina, in acest articol gasiti principalele reguli si situatii in care este utilizat.

Cand se utilizeaza avizul de insotire a marfii

Potrivit regulilor privind documentele financiar-contabile, avizul de insotire a marfii este utilizat, dupa caz, ca document care insoteste marfa pe timpul transportului, document care sta la baza intocmirii facturii, dispozitie de transfer intre anumite gestiuni ale aceleiasi entitati, document de primire in gestiune sau document de descarcare din gestiune pentru bunurile cedate cu titlu gratuit.

Livrari fara factura emisa pe loc

Una dintre cele mai cunoscute situatii in care se utilizeaza avizul este cea in care furnizorul nu poate intocmi factura in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale.

In acest caz, bunurile pot fi insotite de aviz pe durata transportului, iar documentul poate sta ulterior la baza intocmirii facturii. Este important ca avizul sa contina informatiile necesare identificarii operatiunii si a bunurilor transportate.

Prin urmare, avizul de insotire a marfii si factura nu sunt documente care se exclud reciproc. In anumite situatii, avizul precede factura, iar ulterior informatiile din aviz sunt folosite pentru emiterea acesteia.

Transferuri intre gestiuni sau puncte de lucru

Avizul poate fi utilizat si pentru transferul bunurilor intre gestiuni ale aceleiasi entitati, atunci cand acestea sunt dispersate teritorial.

Este importanta diferenta dintre transferurile intre gestiuni aflate in aceeasi incinta si cele intre gestiuni sau puncte de lucru aflate in locatii diferite. Pentru transferurile intre gestiuni aflate in aceeasi incinta se utilizeaza bonul de transfer, in timp ce pentru gestiunile dispersate teritorial se utilizeaza avizul de insotire a marfii, in conditiile prevazute de reglementarile aplicabile.

In cazul transferurilor pentru care nu exista o vanzare catre un client, avizul va avea, dupa caz, mentiunea „Fara factura”.

Bunuri trimise spre procesare, custodie sau retur

Avizul poate fi folosit si atunci cand bunurile sunt trimise catre terti pentru prelucrare sau in alte situatii in care este necesara documentarea circulatiei acestora.

De exemplu, pentru bunurile trimise la prelucrare la terti, pe aviz se inscrie mentiunea „Pentru prelucrare la terti”. In cazul altor situatii in care se utilizeaza avizul in locul facturii, trebuie mentionat motivul pentru care documentul este intocmit.

Avizul poate fi utilizat si pentru bunuri cedate cu titlu gratuit, precum mostre, materiale promotionale, premii sau bunuri oferite pentru testare. In astfel de cazuri, documentul va purta, dupa caz, mentiunea „Fara factura”.

Cum se completeaza corect avizul de insotire a marfii

Pentru ca avizul de insotire a marfii sa poata documenta in mod corespunzator operatiunea economica, acesta trebuie completat cu informatiile relevante pentru identificarea documentului, a partilor implicate si a bunurilor transportate.

Continutul documentului trebuie sa respecte cerintele aplicabile documentelor justificative si regulile specifice prevazute de Ordinul nr. 2.634/2015.

In practica, un aviz trebuie sa contina, dupa caz:

• denumirea documentului;
• denumirea si datele de identificare ale entitatii care intocmeste documentul;
• numarul si data avizului;
• datele de identificare ale beneficiarului;
• informatii privind operatiunea efectuata;
• denumirea bunurilor;
• unitatea de masura si cantitatea;
• datele valorice, atunci cand sunt necesare;
• informatii privind expeditia si transportul, dupa caz;
• numele si semnaturile persoanelor responsabile de efectuarea operatiunii.

De asemenea, documentul trebuie sa aiba un regim intern de numerotare. Firma trebuie sa stabileasca prin proceduri proprii modul de atribuire a numerelor sau seriilor documentelor financiar-contabile si punctul de la care incepe numerotarea pentru fiecare exercitiu financiar.

Daca doriti un aviz de insotire a marfii model, este util sa verificati ca modelul folosit sa contina toate informatiile necesare si sa fie adaptat fluxului de lucru al firmei.

Greseli frecvente in utilizarea avizului de insotire a marfii

Una dintre cele mai frecvente greseli este utilizarea avizului fara mentionarea motivului pentru care acesta este emis in locul facturii.

De exemplu, atunci cand bunurile sunt trimise pentru prelucrare la un tert, este important sa fie mentionat scopul transportului. In cazul transferurilor intre gestiuni dispersate teritorial sau al bunurilor cedate cu titlu gratuit, poate fi necesara mentiunea „Fara factura”.

Alte situatii care pot genera probleme sunt:

• numerotarea incorecta sau neconsecutiva a documentelor;
• lipsa unor informatii despre bunurile transportate;
• diferente intre cantitatile inscrise in aviz si cele efectiv transportate;
• folosirea unui aviz pentru o operatiune care ar trebui documentata printr-un alt document;
• necorelarea avizului cu factura emisa ulterior;
• lipsa documentelor care justifica operatiunea de transfer, prelucrare sau custodie.

Este important ca avizul sa reflecte in mod corect operatiunea economica efectuata si sa existe o corespondenta intre documentele care stau la baza acesteia.

Obligatii legale si sanctiuni

Avizul de insotire a marfii este reglementat de Ordinul nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile. Reglementarea stabileste rolul documentului si regulile de utilizare a acestuia.

In 2024, Ordinul nr. 4.058/2024 a completat Ordinul nr. 2.634/2015 cu un formular distinct pentru avizul utilizat in activitatea de comert cash & carry.

Documente necesare la transportul marfurilor

Avizul este unul dintre documentele care pot insoti bunurile pe durata transportului, in functie de natura operatiunii. In cadrul sistemului RO e-Transport, de exemplu, avizul de insotire a marfii este prevazut printre tipurile de documente de transport care pot fi indicate in declaratia transportului.

Este important insa ca obligatiile privind documentele care trebuie sa insoteasca transportul sa fie analizate in functie de tipul operatiunii si de regimul legal aplicabil. Avizul nu inlocuieste automat toate celelalte documente care pot fi necesare.

Controale si verificari fiscale

In cazul unui control, documentele financiar-contabile trebuie sa permita identificarea si verificarea operatiunilor economice efectuate. Avizul poate reprezenta un document important pentru justificarea circulatiei bunurilor, a transferurilor intre gestiuni sau a livrarilor pentru care factura este emisa ulterior.

De aceea, este recomandat ca informatiile din avize sa fie corecte si sa poata fi corelate cu facturile, documentele de transport, evidenta stocurilor si celelalte documente aferente operatiunii.

Amenzi si riscuri in caz de neconformitate

Nerespectarea obligatiilor privind documentele financiar-contabile sau documentele de transport poate genera riscuri contraventionale si fiscale, in functie de natura si gravitatea abaterii.

Printre problemele care pot atrage atentia in timpul unui control se pot numara documentele incomplete, necorelarea documentelor cu operatiunile efectuate sau lipsa documentelor justificative.

In plus, pentru anumite categorii de bunuri si tipuri de transport pot exista obligatii suplimentare, inclusiv cele privind RO e-Transport. De aceea, este recomandata verificarea obligatiilor aplicabile fiecarei operatiuni in parte.

Cum te ajuta SmartBill in gestionarea avizelor de insotire a marfii

Daca emiti frecvent avize, gestionarea lor intr-o aplicatie online poate reduce timpul alocat completarii documentelor si poate diminua riscul aparitiei unor erori.

Cu SmartBill poti emite avizul de insotire a marfii online, direct din aplicatie. La emiterea primului aviz, se poate defini seria documentului, iar informatiile pot fi utilizate ulterior pentru facturare, fara sa fie nevoie sa reintroduci toate datele.

SmartBill Gestiune permite gestionarea documentelor de stoc si a fluxurilor de vanzare, inclusiv emiterea de avize, bonuri de transfer, bonuri de consum, NIR-uri si alte documente specifice gestiunii.

Pentru firmele care au nevoie atat de facturare, cat si de gestionarea stocurilor, un soft de gestiune marfa poate ajuta la pastrarea unei evidente mai clare a intrarilor si iesirilor si la corelarea documentelor cu operatiunile efectuate.

Avantajele digitalizarii documentelor de livrare

Trecerea de la documentele completate manual la documente generate digital poate simplifica semnificativ activitatea de zi cu zi.

Printre principalele avantaje se numara:

• reducerea timpului necesar pentru completarea documentelor;
• preluarea automata a datelor despre clienti si produse;
• diminuarea riscului de greseli de completare;
• accesul rapid la documentele emise;
• posibilitatea de a corela mai usor avizele cu facturile;
• o evidenta mai clara a documentelor si a stocurilor;
• accesul la documente de pe mai multe dispozitive.

In SmartBill, avizele fac parte din fluxul de documente utilizate pentru vanzare si gestiune. Aplicatia permite emiterea de avize si gestionarea stocurilor, iar documentele pot fi accesate online.

Pentru situatiile in care avizul este urmat de factura, datele pot fi preluate pentru emiterea facturii, ceea ce simplifica procesul si reduce necesitatea introducerii repetate a acelorasi informatii.

Concluzie

Avizul de insotire a marfii este mai mult decat un simplu document care insoteste marfa pe timpul transportului. In functie de situatie, acesta poate sta la baza facturarii, poate documenta transferul bunurilor intre gestiuni sau poate justifica circulatia bunurilor trimise pentru prelucrare, custodie ori acordate cu titlu gratuit.

Pentru o gestionare corecta, este important sa fie respectate regulile privind intocmirea, numerotarea si completarea documentului si sa fie pastrata corespondenta dintre aviz, factura si celelalte documente care justifica operatiunea.

Daca ai nevoie sa emiti rapid documente de livrare si sa urmaresti mai usor stocurile, poti folosi un soft de gestiune marfa pentru a centraliza aceste operatiuni intr-un singur loc. SmartBill iti permite sa emiti avize, facturi si alte documente necesare activitatii de gestiune, online si de pe orice dispozitiv.

Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.

Ai firma noua? Daca firma ta este nou infiintata, primesti SmartBill gratuit timp de 12 luni. Afla mai multe pe smartbill.ro/startup.