Un PFA are obligatii contabile mult mai simple decat o societate, insa „simplu” nu inseamna „optional”. Legea stabileste clar ce registre trebuie completate, cum se pastreaza documentele justificative si cat timp trebuie arhivate.
Evidenta contabila pentru PFA explicata simplu
Ce inseamna evidenta contabila PFA
Evidenta contabila a unui PFA inseamna inregistrarea ordonata si cronologica a tuturor sumelor incasate si platite in cadrul activitatii economice, pe baza documentelor justificative. Regulile sunt stabilite prin Reglementarile contabile privind contabilitatea in partida simpla, aprobate prin OMFP nr. 170/2015 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind contabilitatea in partida simpla.
Spre deosebire de contabilitatea in partida dubla, in care fiecare operatiune se inregistreaza in doua conturi corelate, partida simpla urmareste un singur criteriu: banii intrati si banii iesiti. Nu se intocmeste bilant, nu se depun situatii financiare anuale, iar venitul net se determina, ca regula, ca diferenta intre venitul brut incasat si cheltuielile deductibile efectiv platite.
Cine este obligat sa tina registre contabile la PFA
Obligatia de a conduce evidenta contabila in partida simpla revine persoanelor fizice care obtin venituri din activitati independente impozitate in sistem real: PFA, intreprinderi individuale, intreprinderi familiale si persoane care exercita profesii liberale.
Situatia este diferita pentru PFA-urile impozitate la norma de venit. In cazul acestora, impozitul se calculeaza la o valoare fixa stabilita anual, indiferent de castigul real. Ramane insa obligatia de a emite documente de incasare si de a pastra documentele justificative, precum si de a monitoriza plafonul de venit care poate impune trecerea la sistemul real.
Acestea au obligatia sa completeze numai partea referitoare la venituri din Registrul de evidenta fiscala si nu au obligatii privind evidenta contabila.
Un PFA poate opta si pentru contabilitatea in partida dubla, insa aceasta este o situatie mai rar intalnita, de regula in cazul unor activitati cu volum mare sau cu structuri patrimoniale mai complexe.
De ce este importanta organizarea corecta a registrelor
Registrele completate corect sunt prima linie de aparare in cazul unui control fiscal. Ele justifica veniturile declarate in Declaratia unica, sustin deductibilitatea cheltuielilor si demonstreaza ca activitatea a fost desfasurata transparent.
In plus, o evidenta ordonata iti ofera un control real asupra afacerii: stii cat ai incasat lunar, ce cheltuieli te costa cel mai mult, daca te apropii de plafonul de TVA sau de cel relevant pentru norma de venit si cat trebuie sa pui deoparte pentru impozit si contributii.
Registre PFA obligatorii
Registrul-jurnal de incasari si plati PFA
Registrul-jurnal de incasari si plati este documentul central al unui PFA care tine contabilitatea in sistem real. In el se inregistreaza cronologic toate sumele incasate si platite, atat in numerar, cat si prin banca.
Registrul-inventar PFA
Registrul-inventar consemneaza bunurile si drepturile aflate in patrimoniul afacerii, la valoarea de intrare. Acesta se completeaza pe baza inventarierii efective.
Alte documente utile pentru evidenta contabila
Pe langa cele doua registre obligatorii, o evidenta completa presupune si pastrarea urmatoarelor documente:
- facturi emise si primite;
- chitante, bonuri fiscale, extrase de cont si dispozitii de plata/incasare;
- contracte cu clientii si furnizorii;
- documente de personal, daca PFA-ul are angajati;
- fisa mijlocului fix sau situatia amortizarii, daca exista bunuri amortizabile;
- Registrul de evidenta fiscala, utilizat pentru determinarea venitului net anual impozabil.
Termenul general de pastrare a registrelor de contabilitate obligatorii si a documentelor justificative este de 5 ani, calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui in care s-a incheiat exercitiul financiar in care au fost intocmite.
Exceptii:
- Documentele care atesta provenienta bunurilor cu o durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe toata durata de utilizare a bunului.
- Statele de salarii se pastreaza timp de 5 ani.
Registrul-jurnal de incasari si plati PFA
Ce reprezinta registrul de incasari si plati
Este documentul in care se reflecta fluxul de bani al activitatii. Conform reglementarilor din OMFP nr. 170/2015, in registru se inregistreaza sumele efectiv incasate si platite, indiferent daca provin din activitatea curenta sau din alte surse legate de afacere.
Important: conteaza data miscarii banilor, nu data facturii. O factura emisa in decembrie si incasata in ianuarie se inregistreaza in ianuarie.
Cum se completeaza corect registrul de incasari si plati
Completarea se face cronologic, operatiune cu operatiune, cu urmatoarele informatii minime: numarul curent, data operatiunii, documentul justificativ (numar si data), explicatia operatiunii, suma incasata si suma platita, cu separarea numerarului de operatiunile bancare.
Registrul poate fi tinut pe hartie sau in format electronic, cu conditia sa poata fi prezentat oricand la cererea organelor de control. Nu se inregistreaza la ANAF si nu necesita parafare.
Registrul se totalizeaza lunar si anual, iar inregistrarile nu se sterg. Erorile se corecteaza prin operatiuni de stornare, insotite de o explicatie.
Exemple de operatiuni care trebuie inregistrate
- incasarea unei facturi de la un client, prin banca sau in numerar;
- plata chiriei pentru spatiul folosit in activitate;
- achizitia de consumabile, echipamente sau software;
- comisioanele bancare aferente contului utilizat pentru activitate;
- plata contributiilor si a impozitului pe venit;
- retragerile de numerar pentru uz personal, evidentiate distinct.
Registrul-inventar PFA
Ce este registrul-inventar PFA
Registrul-inventar este documentul in care se inscriu, grupat, rezultatele inventarierii bunurilor si drepturilor din patrimoniul afacerii, la valoarea de intrare. El ofera o imagine asupra a ceea ce detine PFA-ul, nu asupra sumelor pe care le incaseaza.
Ce bunuri trebuie trecute in registrul-inventar
In registru se trec bunurile achizitionate si utilizate pentru activitate: laptopuri, telefoane, echipamente, mobilier, autoturisme, utilaje, licente software, precum si eventualele stocuri de marfuri sau materiale.
Bunurile personale, neafectate activitatii, nu se includ.
Cand se actualizeaza registrul-inventar
Inventarierea patrimoniului se efectueaza la inceperea activitatii, cel putin o data pe an si la incetarea activitatii, conform prevederilor privind contabilitatea in partida simpla.
In practica, cele mai multe PFA-uri il actualizeaza la 31 decembrie si ori de cate ori intra sau iese din patrimoniu un bun semnificativ.
Cum organizezi corect contabilitatea unui PFA
Evidenta documentelor financiare
Regula de baza este ca fiecare suma inregistrata in registru trebuie sa aiba in spate un document justificativ. Este utila numerotarea documentelor si arhivarea lor lunara in dosare sau foldere separate: facturi emise, facturi primite, extrase de cont, chitante si alte documente justificative.
Organizarea registrelor contabile
Un alt aspect important se refera la completarea periodica a registrelor: saptamanal sau, cel tarziu, lunar.
Amanarea pana inainte de Declaratia unica este una dintre principalele cauze ale erorilor si ale cheltuielilor deductibile omise.
Se recomanda folosirea unui cont bancar dedicat exclusiv activitatii. Separarea banilor personali de cei ai afacerii simplifica foarte mult reconcilierea si verificarea operatiunilor.
Utilizarea unui program de facturare si gestiune
Un program de facturare poate genera automat facturile conforme, poate tine evidenta incasarilor si poate produce registrul-jurnal de incasari si plati fara completare manuala.
In contextul e-Factura, o solutie care transmite documentele direct in sistemul ANAF poate elimina o mare parte din munca administrativa si poate reduce riscul de eroare.
Ghid de contabilitate PFA pentru incepatori
Cele mai frecvente greseli in evidenta contabila PFA
- inregistrarea facturilor emise, nu a sumelor incasate;
- amestecarea cheltuielilor personale cu cele ale activitatii;
- lipsa documentelor justificative pentru cheltuielile deduse;
- ignorarea registrului-inventar, considerat „neimportant”;
- nedepistarea la timp a depasirii plafonului de TVA;
- arhivarea neglijenta a documentelor pe suport de hartie.
Sfaturi pentru gestionarea corecta a documentelor
- stabilirea unei rutine lunare fixe pentru actualizarea registrelor;
- pastrarea unui dosar digital organizat pe ani si luni;
- verificarea lunara a corespondentei dintre extrasul de cont si registru;
- alocarea, la fiecare incasare, a procentului estimat pentru impozit si contributii.
Cum te poate ajuta un program de facturare
Un program de facturare si gestiune reduce riscul de eroare umana, centralizeaza documentele, ofera rapoarte in timp real despre incasari si cheltuieli si poate semnala apropierea de anumite plafoane.
Practic, acesta transforma obligatia de a tine registre intr-un instrument util pentru gestionarea si conducerea afacerii.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
Ai firma noua? Daca firma ta este nou infiintata, primesti SmartBill gratuit timp de 12 luni. Afla mai multe pe smartbill.ro/startup.
